Procure to pay

Procure-to-pay (kurz: P2P) basiert darauf, dass eine Rechnung nur gezahlt werden kann, wenn eine entsprechende Bestellung vorliegt. inorder ist eine extrem wirksame Beschaffungsmanagement Software. 

Bereits bei der Anforderung durch den Mitarbeiter werden alle Complience Guidelines im Rahmen des Freigabeprozess eingehalten. Auf diese Weise gehen nur Bestellungen an den Lieferanten, die auch wirklich freigegeben sind.

Dabei unterstützt inorder den Einkauf proaktiv und meldet zum Beispiel Preisabweichungen automatisiert an den zuständigen Einkäufer.

Ein manueller Abgleich findet nicht mehr statt, sondern effizienter und zuverlässiger über unsere eProcurement Lösung.

Der P2P-Prozess startet mit der Bedarfsanforderung. Eine Dienstleistung oder ein Produkt wird vom Mitarbeiter benötigt. Der Mitarbeiter sammelt seine Anforderungen in einer Einkaufsliste.

Die Einkaufslisten können einfach verwaltet werden. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit wiederkehrende Vorgänge vorzubereiten. Bedarfsanforderungen (BANFEN) können jedoch nicht nur von Mitarbeitern erstellt werden. Schon heute können Maschinen in der Produktion ohne menschliches Zutun Bedarfsanforderungen mit inorder erstellen.

Alle Bestellanforderungen müssen auf unterschiedliche Art und Weise geprüft und genehmigt werden. Mit inorder bilden wir die Compliance Guidelines, Unterschriftenregelungen oder auch das Vier-Augen-Prinzip der realen Welt digital ab. Somit weiß inorder, wer was wann freigeben darf und erinnert die Freigeber nach konfigurierbaren Intervallen, sofern eine Anforderung zu lange unbearbeitet bleibt. Freigaben oder Ablehnungen können über die nutzerfreundliche Oberfläche von inorder oder bequem per Mail erteilt werden.

Dabei sind all diese Prozesse transparent und einfach integriert und ersparen mühsame und komplexe Kommunikationswege. Zudem gibt es keine Medienbrüche, was wiederum für weniger Fehler und weitere Einsparungen sorgt.

Sobald alle Freigaben erteilt wurden, teilt inorder die Bestellung auf die jeweiligen Lieferanten auf und versendet die Bestellung per PDF (eMail), OCI-Schnittstelle oder EDI.

Auf Basis der legitimierten Bestellung erfolgt der Wareneingang. Im Standard-Workflow von inorder wird dieser erst vom Anforderer verbucht, wenn er das Produkt oder die Dienstleistung erhalten hat.

Ist das Endlieferkennzeichen gesetzt, wird der Vorgang zur Bezahlung an die Buchhaltung übergeben.

Jeder Schritt in dem oben beschriebenen Prozess kann dabei auf die komplexen Anforderungen der Kunden angepasst werden.

Da inorder alle Daten zu Produkten, Lieferanten und Durchlaufzeiten kennt, können diese analysiert und in sprechenden Reports dargestellt werden. Auf diese Weise heben wir die Arbeitsweise der Einkaufsabteilungen auf ein neues Level und bereiten die Beschaffung auf technologische Zukunftsthemen wie zum beispiel künstliche Intelligenz vor.

Eine Studie der HTKW Leipzig hat in Zusammenarbeit mit Mercateo erhoben, dass im Vergleich zu einem manuellen Prozess 47 EUR Prozesskosten pro Bestellung eingespart werden.

Der Procure-to-pay Assistent inorder verändert die Aufgaben im Einkauf, da der Einkauf nicht mehr Informationen zusammensammeln muss, sondern sich auf die Prozessoptimierung fokussieren kann.