Vertragsmanagement

Die eProcurement Lösung inorder ermöglicht den Anwendern ein umfassendes Vertragsmanagement ihrer Lieferantenverträge. Dazu gehören:

• Vertragscontrolling
• Vertragsverwaltung
• Vertragsarchivierung

Dieses Vertragsmanagement stellt eine komplexe Aufgabe dar, ist aber zugleich die Basis für eine effiziente Beschaffung.

Bedeutung des Vertragsmanagements

Für den Einkauf geht es um den Abschluss und die Abwicklung von Lieferantenverträgen. Dabei müssen Compliance-Richtlinien und allgemeine gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Verträge sollen so aufgesetzt sein, dass sie dem Controlling eine aktive Risikobewertung ermöglichen. Auch müssen sie einer Revision standhalten. Ein gezieltes Vertragsmanagement verbessert permanent die Audit-Fähigkeiten zu den existierenden Verträgen, die Transparenz und die juristische Absicherung für alle Vertragsparteien. Ohne ein ausgefeiltes Vertragsmanagement bestehen Risiken wie der (ungewollte) Verstoß gegen Compliance, Recht und Gesetz, mangelnde Transparenz, mangelnde Absicherung bezüglich künftiger Lieferungen, Fristversäumnisse, mangelnde Haftungsbeschreibung und dadurch erhöhte Haftungsrisiken sowie Bilanz- und Revisionsunsicherheit.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling bewertet aktiv die Risiken eines Vertrages. Dabei sind einige relevante Fragestellungen zu untersuchen:

• Welches Volumen soll gekauft werden?
• Wie hoch sind die dementsprechenden Abnahmeverpflichtungen?
• Welcher Umsatz entsteht bei einem bestimmten Vertragspartner (Lieferanten) pro Quartal oder Jahr?
• Welchen finanziellen Wert haben existierende Verträge?
• Wann laufen Verträge aus? Gibt es Verlängerungsoptionen?
• Bestehen bei einem Lieferanten spezielle Risiken (Leistungsausfälle, unerwartete Preiserhöhungen) oder Chancen (Optionen für Preissenkungen oder Mengenrabatte)?
• Ist der Vertrag bilanz- und revisionssicher?

Auch vertragsrelevante Planungsmöglichkeiten sind interessant. So stehen regelmäßig mögliche Abschlags- und Ratenzahlungsvereinbarungen sowie deren Verzinsung im Fokus des Vertragscontrollings.

Vertragsverwaltung

Eine gute Vertragsverwaltung optimiert den Vertrag. Um Verträge zu verwalten, benötigen die Verantwortlichen Metadaten zu den vertragsrelevanten Informationen (Kerninhalt, Vertragsparteien). Diese und die Detailinformationen sind gut zu strukturieren. Relevante Vertragsprozesse, die einem Vertrag vorausgehen und ihn später begleiten, werden ebenfalls abgebildet. Das sind:

• Prüfung von Angeboten
• Vertragsverhandlung und -erstellung
• Dokumentenprüfungen, Vertragsstrukturen
• Genehmigungsprozesse
• Vertragserfüllung, -controlling und -archivierung

Verantwortlichkeiten und Vertragspartner müssen natürlich im Rahmen der Vertragsverwaltung eindeutig erfasst werden. Auch die gesetzlichen und gesellschaftsrechtlichen Anforderungen sollten vermerkt sein.

Vertragsarchivierung

Der dritte Bestandteil des Vertragsmanagements ist die Vertragsarchivierung. Sie muss so aufgebaut sein, dass die Verträge langfristig, dabei unveränderbar und revisionssicher zur Verfügung stehen. Heutzutage funktioniert das digital, inorder bietet hierfür eine sichere und gesetzeskonforme Lösung. Zu archivieren sind die genannten Metadaten, der vollständige Vertragstext, die AGB, Protokolle, Vertragsentwürfe und Bilder. Mit einer elektronischen Archivierung lässt sich das Vertragswesen deutlich optimieren. In der Praxis gehören zu jedem Vertrag viele Informationen in der Regel durch Anmerkungen zum Entwurf, auf denen die Vertragsverhandlungen basieren. Es ist digital einfach, diese Informationen, die überwiegend als E-Mail vorliegen, zu archivieren. Die eProcurement Lösung inorder beinhaltet ein vollständiges Vertragsmanagement und bildet den oben beschriebenen Archivierungsprozess lückenlos mit ab.