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Source-to-contract

Source-to-contract, also der Fokus auf die Herkunft von Verträgen, betrachtet die Gesamtheit aller Beschaffungsprozesse für Produkte und Dienstleistungen. Der Prozess beginnt bei der Bedarfsanalyse, setzt sich über die Ausarbeitung der Beschaffungsstrategie fort und reicht über die Angebotsanfrage und die Vertragsverhandlung bis zur Vergabe des Auftrages an den am besten geeigneten Lieferanten.

Optimierung der Lieferantenverträge mit Source-to-contract

Source-to-contract optimiert den Beschaffungsprozess von der ersten Evaluation bis zum Vertragslebenszyklusmanagement. Es lassen sich damit Einsparungen und Konformität erzielen. Beschaffungsorganisationen sind permanent mit der Suche nach dem besten Lieferanten, mit Verhandlungen und anschließend mit der Verwaltung der abgeschlossenen Verträge befasst. Hierfür wurden über viele Jahre die gängigen Office-Tools genutzt, mit denen Einkäufer allerdings beim täglichen Geschäft oft an Grenzen stießen. Zu konstatieren waren der generelle Mangel an Innovation speziell für Business-Zwecke, die eingeschränkte Zusammenarbeit zwischen Ein- und Verkäufern, der fehlende Wissenstransfer im Unternehmen und die mangelhafte Nachverfolgbarkeit von Lieferungen. Das sind die typischen Herausforderungen, vor denen große Beschaffungsabteilungen im strategischen und operativen Geschäft üblicherweise stehen. Inzwischen helfen dedizierte Web-Lösungen den Einkaufsmanagern, einen Source-to-contract-Zyklus vollständig zu verwalten. Das führt zu hohen Einsparungen bei gleichzeitig schnellerer und effizienterer Arbeit. Auch werden die Beschaffungsaktivitäten bei höherer Vertragskonformität besser sichtbar.

Vorteile der Source-to-contract-Lösungen von inorder

  • 15 – 20 % Zeiteinsparung bei Angeboten
  • höherer Wettbewerb zwischen den Lieferanten
  • bessere Sichtbarkeit und Vertragskonformität
  • deutliche Einsparungen
  • optimierte Verhandlungsresultate

Source-to-contract in der Praxis

Mit Source-to-contract lassen sich lokale und globale Beschaffungsstrategien ausarbeiten. Vorlagenbasierte Angebote werden blitzschnell erstellt, um vergleichbare und akkurate Gebote von Lieferanten zu sammeln. Die Antworten von Lieferanten lassen sich analysieren: Anschließend trifft der Einkaufsmanager seine Entscheidung auf der Grundlage von ausgefeilten Vergabeszenarien. Auch eine Online-Auktion für transparente Verhandlungen ist möglich. Verträge lassen sich kollaborativ aufsetzen sowie Leistungen im Zeitverlauf verfolgen.

Warum ist Source-to-contract so wichtig?

Wenn Einkäufer nicht wissen, welche Produkte sie von welchem Lieferanten in welchem Umfang beschaffen, können sie nicht ihre Ausgaben kontrollieren. Das stellte schon vor Jahren der Shell-Chef Dominique Gardy fest. Inzwischen gilt es als Standard, dass Einkaufsorganisationen professionelle IT-Lösungen nutzen. Die gegenwärtige Entwicklung hat einen Vorlauf seit den 1980er Jahren. Damals wurden die Prozesse zwar noch nicht online abgewickelt, doch die IT hielt bereits in den Firmen Einzug. Es etablierten sich aus der vormaligen Warenwirtschaft erste ERP-Lösungen mit dem Ziel, die Kosten besser zu kontrollieren. Allerdings gelang das über Jahrzehnte nur mäßig: Oftmals konnten die Einkaufsabteilungen nur rund 20 % aller Ausgaben beeinflussen. Der Grund war das immer noch verbreitete Maverick Buying („wilder Einkauf“) ihrer Abteilungen. Auch liefen die Prozesse zu wenig bis gar nicht automatisiert ab. Inzwischen gibt es strategische und operative Beschaffungskreisläufe (sogenannter Doppelkreis), die allerdings softwaregestützt und gleichzeitig webbasiert funktionieren sollten. Daran hapert es noch in sehr vielen Unternehmen. Source-to-contract von inorder stellt hierfür nun eine adäquate Lösung bereit.

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