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Procure-to-pay

Procure-to-pay (kurz P2P) schützt das Unternehmen vor unberechtigten Transaktionen. Darunter fallen zum Beispiel nicht autorisierte Einkaufsvorgänge oder unbegründete Rechnungen ohne Bestellbezug. Für diese Anforderungen ist inorder Ihr zuverlässiger Partner.

inorder bietet alle notwendigen Voraussetzungen, um ein wirksames Procure-to-Pay zu etablieren. Sie benötigen eine sichere und belastbare Vernetzung zwischen der Beschaffungskette (Supply Chain), dem Lager sowie der Buchhaltung. Kurz: P2P basiert darauf, dass eine Rechnung nur gezahlt werden kann, wenn eine entsprechende Bestellung vorliegt. Dafür sorgt inorder: der Abgleich findet nicht mehr manuell statt, sondern effizienter und zuverlässiger über unser System.

Der Gesamtprozess des P2P setzt also bei der Beschaffung ein. Idealerweise ist er in einen durchlaufenden Materialplanungsprozess eingebunden, sodass inorder die Bedarfe generiert und der Einkauf niemals manuell, sondern stets auf Basis von Bedarfsanforderungen Bestellungen erzeugt.

Die Freigabe der Bestellungen folgt vorliegenden Berechtigungen. Nicht jede Person innerhalb des Unternehmens ist berechtigt, Bestellungen über inorder zu generieren. Auch Einkäufer können diese nur bis zu einer gewissen Wertgrenze freigeben, bevor im Rahmen der Unterschriftenregelung weiteren Genehmigungen fällig werden, zum Beispiel durch den Abteilungsleiter oder den Geschäftsführer. All diese Prozesse sind bei inorder transparent und einfach integriert und ersparen mühsame und komplexe Kommunikationswege.

Auf Basis der legitimierten Bestellung sollte der Wareneingang erfolgen. Sobald die Lieferung angenommen wird, nimmt der Anforderer selbst, nicht das Lager, die Buchung vor und bestätigt somit den Abschluss der Lieferung inklusive Archivierung der Lieferscheine – alles über inorder, ohne Medienbrüche oder sonstige, potenzielle Fehlerquellen. Die Bestätigung durch den Anforderer verhindert, dass Teillieferungen oder Falschlieferungen fälschlicherweise durch das Lager akzeptiert werden. Übereinstimmung der Materialmenge zwischen Bestellung, Rechnung und Wareneingangsbuchung werden durch diese direkte Kommunikation sichergestellt.

Sobald die Rechnung des Lieferanten eintrifft, vergleicht inorder die Parameter der einzelnen Transaktionen. Im einfachen Zwei-Wege-Verfahren muss der Rechnungsbetrag dem Bestellwert der jeweiligen Position entsprechen. Erst nach dieser Bestätigung ist der Wareneingang abgeschlossen.

Jegliche Abweichung führt zu einer Rechnungssperre. Die Buchhaltung übergibt die Rechnung zur Freigabe an den zuständigen Einkaufssachbearbeiter. Dieser wiederum klärt den Sachverhalt mit dem Lieferanten, passt gegebenenfalls Bestellwerte an oder begründet berechtigte Abweichungen. Solche Abweichungen bedürfen anschließend der Genehmigung durch den Abteilungsleiter sowie der Buchhaltung.

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