Case Study Eurowings

Gemeinsam mit Eurowings haben wir inorder entwickelt. Mit allen Kunden entwickeln wir inorder konsequent weiter.

Case Study Eurowings

Procure to pay Lösung inorder im Einsatz bei Eurowings

In der Regel denkt man bei der Digitalisierung an Vertriebsunterstützung und Leadgewinnung. eldurado hat sich hingegen darauf spezialisiert, Einsparpotentiale im Einkauf aufzudecken und für Kunden auszuschöpfen.

Mit Eurowings haben wir gemeinsam inorder entwickelt, das wir nun auch anderen Unternehmen zur Verfügung stellen können. inorder ersetzt teure und fehleranfällige Freigabeprozesse durch einfache und digitale Workflows, wie man es vom Onlineshopping zu Hause gewohnt ist.

Dank dieser vollständigen eProcurement-Lösung sind die Prozesskosteneinsparungen enorm, Mitarbeiter können schneller, effektiver und zielorientierter agieren.

AUSGANGSLAGE

Bedingt durch ein schnelles Wachstum brauchte Eurowings eine neue eProcurement-Lösung für die strategische Beschaffung aller Betriebsmittel des Unternehmens. Diese Lösung sollte nicht zu komplex, aber skalierbar sein und über diverse Anpassungsmöglichkeiten verfügen. Voraussetzung für den Einsatz der neuen Lösung war die Zusicherung der schnellen Einführung des neuen Systems.

ZIELSETZUNG

Ziel war es, eine eProcurement-Lösung zu erschaffen, welche schnell eingeführt werden konnte. Hierfür benötigt es eine einfache und selbsterklärende Oberfläche, um die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter und Nutzer zu minimieren und den Einstieg zu beschleunigen. Aufgrund des schnellen Wachstums des Unternehmens musste die neue Lösung zudem die Anforderung erfüllen, hoch skalierbar zu sein und sich des Weiteren zu 100 Prozent in die bestehende IT-Welt integrieren lassen.

REALISIERUNG:

Im März 2017 begann die enge Zusammenarbeit zur Aufsetzung eines neuen eProcurement-Systems.

Das Konzept beruhte anfangs  auf einer einfachen Mindmap, die weiteren Schritte ergaben sich agil in der Projektentwicklung.

Das agile Projektmanagement führte zu einem Grundsystem mit vielen Modulen. Nach drei Monaten, einer Testphase und ersten Bugfixes konnte das neue eProcurement-System im August als Beta-Version in die bestehende Systemwelt eingeführt werden.

Details:

In den ersten Projekttagen fand das Konfigurieren und Einstellen der Server statt, im Anschluss wurden innerhalb weniger Tage alle Stammdaten hinterlegt. Die komplexe Aufsetzung eines nutzerfreundlichen Benutzer- und Berechtigungsmanagements dauerte wenige Wochen. Hier wurden Rollen, Sichtrechte, Änderungsrechte sowie Vertretungsregelungen angelegt und eingestellt.

Im Anschluss erfolgte der aufwändigste Schritt bei der Implementierung des eProcurement-Systems – das Anlegen des Einkaufswagen-Prozesses. Hier wurden die Abrufmethoden der Produkte, die Genehmigungsprozesse sowie die Katalog-Upload Schnittstellen programmiert, angelegt und eingestellt.

Zur Verarbeitungen der Bestellungen innerhalb des eProcurement-Systems mussten selbstverständlich auch der Bestellversand zum Lieferanten sowie mögliche Bestelländerungen in das System integriert werden.

Um den gesamten Procurement-Prozess in einem System abbilden zu können, war auch die Integration der Wareneingangsbuchung in das neue eProcurement-System notwendig.

Bevor die neue eProcurement-Lösung schließlich in die erste Testphase übergehen konnte, wurde das Frontend erstellt und die Nutzerführung optimiert, so dass das Ziel einer selbsterklärenden Oberfläche erreicht wurde. Die anschließende Einbindung der Schnittstellen zu bestehenden Systemen rundete die Implementierung der neuen eProcurement-Lösung, welche schnell und ohne lange Einarbeitungszeit einsetzbar war, ab. Nach einer Testphase, Optimierungen, Anpassungen und einem Pentest (Sicherheitstest) konnte die neue eProcurement-Lösung in die bestehende Systemwelt von Eurowings eingeführt werden.

WAS HAT EUROWINGS VOR PROJEKTSTART ÜBERZEUGT?

  •  Die Erfahrungswerte des Projektteams
  •  Der direkte und agile Einstieg in das Projekt, ohne lange Einarbeitungsphase
  •  Zwischenergebnisse, die unmittelbar getestet werden können
  •  Das agile Projektmodell
  •  Das Versprechen innerhalb von kürzester Zeit ein fertiges Produkt nutzen zu können

WAS HAT EUROWINGS DURCH DAS VERTRAUEN IN ELDURADO ERHALTEN?

  •  Gesteigerte Benutzerfreundlichkeit
  •  Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  •  Medienbruch freier Beschaffungsprozess
  •  Skalierbares Beschaffungssystem
  •  Einfache Integration in den Beschaffungsprozess von weiteren Gesellschaften

Digitale Transformation im Einkauf mit inorder

Mit inorder steuern und verfolgen Sie effektiv, simpel und zentral den Einkauf von direkten oder indirekten Materialien, Dienstleistungen oder konfigurierbaren Produkten mit allen relevanten vor- und nachgelagerten Prozessen. inorder bietet Ihnen dazu vor allem eine intuitive Multi-Lieferanten-Kataloglösung und lässt sich dabei zu 100 Prozent in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren, z. B. in Ihr ERP-System.

Ein Einkaufsprozess mit inorder am Beispiel einer Smartphone-BANF:

Als erstes muss der Anforderer einen Warenkorb für seine Anforderung erstellen. Der Anforderer kann unbegrenzt viele Warenkörbe für seine Anforderungen anlegen und verwalten. In einen Warenkorb können beliebig viele Produkte von unterschiedlichen Lieferanten gelegt werden.

Die BANF: Ein Anforderer braucht für die Geschäftstätigkeit ein neues Smartphone. Über inorder hat der Anforderer die Möglichkeit sich ein Smartphone aus den hinterlegten Katalogen auszuwählen. Sollte in den hinterlegten Katalogen nicht das gewünschte Gerät gefunden werden, besteht die Möglichkeit einen OCI Shop zu wählen (Kataloge von Dritt-Anbietern) und sich dort das gewünschte Gerät auszusuchen und dieses dann in den Warenkorb von inorder zu legen. Sollte auch dort nicht das richtige Gerät gefunden werden, kann auch eine Bestellung über eine Freitext-Position erfolgen. Die Struktur dieser Freitext-Position wird über individuell konfigurierte Formulare abgebildet. Die Freitext-Position bietet dem Anforderer höchste Flexibilität bei hoher Prozesssicherheit, da auch hier alle Kontierungen und Freigabe-Workflows im Bestellprozess systemgestützt durchlaufen werden.

Im Warenkorb können zu Artikeln und Leistungen weitere Informationen hinterlegt und die Organisation, für die bestellt werden soll, gewählt werden. Kontierungen werden automatisch aufgrund der Klassifizierung eines Produktes oder einer Leistung durch inorder ergänzt.

Im Checkout-Prozess kann der Anforderer noch eine Lieferadresse eingeben oder eine fest hinterlegte Lieferadresse wählen. Des Weiteren werden im Checkout-Prozess die nötigen Freigeber gewählt, die zu dieser Anforderung nötig sind. Bei einem Smartphone könnte z. B. neben der normalen Managerfreigabe auch noch eine Warengruppenfreigabe benötigt werden. Dieses wird dem Anforderer automatisch vorgegeben.

Hat der Anforderer die Freigeber gewählt, startet der Freigabeprozess nach einer transparenten und vorgegebenen Reihenfolge. Alle beteiligten Personen werden hier über alle Schritte per Mail informiert. Die Freigaben können hier direkt per Mail oder über inorder erfolgen.

Nach erfolgter Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung entweder per Schnittstelle oder per Mail. Sobald die Ware angekommen ist, kann der Anforderer den Wareneingang bestätigen und die Rechnung kann so gebucht werden. Der Vorgang ist damit abgeschlossen.

inorder im Einsatz für Eurowings

Die eProcurement Lösung erfüllt und digitalisiert alle Anforderungen moderner Unternehmen. .

Sebastian Höfflin

Sebastian Höfflin

Head of Procurement

wings.order von eldurado hat mich schon vor Projektstart vom look and feel begeistert. Die Nutzerfreundlichkeit kommt auch durch die Belegprüfung im System (statt bei SAP Übergabe) und einer Vereinfachung der Spezifikation sowie aktive E-Mail Status Informationen für die Anwender.

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