Lieferantenanbindung

Lieferantenanbindung per EDI 

EDI bedeutet Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) und ist ein Sammelbegriff für plattformunabhängige elektronische Transferverfahren, bei denen die Anwendungssysteme von Sender und Empfänger direkt beteiligt sind.

Unternehmen und Branchen einigen sich in der Regel auf EDI-Standards. EDI nutzt synchrone Datenaustauschverfahren: Auf eine Anfrage erfolgt während der laufenden Session die Antwort des Partnersystems. Das bedeutet: Der Einkaufsmanager lässt sein ERP-System im ERP-System des Lieferanten nachforschen, ob ein bestimmter Artikel – in welcher Menge und zu welchem Preis – vorhanden ist. Die Antwort erfolgt direkt, die beiden Systeme kommunizieren miteinander. Die Antwort erhält das anfragende Unternehmen nach dem Pull-Prinzip, es wird also in eine Warteschlange (Queue) einsortiert, falls ein anderer Kunde gleichzeitig nach diesem Artikel fragt.

Die Kommunikation zwischen den beiden ERP-Systemen von Lieferant und Kundenunternehmen erfolgt vollautomatisch, ein menschliches Eingreifen ist prinzipiell nicht nötig. Die Mitarbeiter beider Unternehmen definieren lediglich vorab ihre jeweiligen Konditionen (Preise, Mengen, Lieferfristen), zu denen sie kaufen bzw. verkaufen. Die Konditionen werden in den ERP-Systemen hinterlegt.

Es kann mit der entsprechenden Software auf der Lieferantenseite auch eine Auktion durchgeführt werden. Wenn ein anderer Kunde für einen knappen Artikel mehr bietet, erhält er zuerst den Zuschlag. Die EDI-Kommunikation erfolgt nach dem Push-Prinzip, es muss also immer zuerst eine Anfrage an das Lieferantensystem gesendet werden.

OCI-Bestellungen

OCI-Bestellungen sind mit inorder möglich, wenn ein Lieferant eine OCI-Schnittstelle anbietet. Der Einkäufer nutzt den Onlineshop des Lieferanten und legt die Produkte in seinen Warenkorb, der in diesem Fall durch die inorder Einkaufsliste abgebildet wird. inorder führt bei OCI-Bestellungen die komplette Bestellverwaltung inklusive Freigabeworkflow durch.

OCI eignet sich gut für unregelmäßige Bestellungen etwa von konfigurierbaren Produkten wie Arbeitskleidung, Werbematerial oder Stempeln. Katalog- und Preisupdates lassen sich per Massenbearbeitung durchführen. Bei Preisabweichungen der Lieferanten erhält der Einkauf automatisch eine Meldung. Der OCI-Standard (Open Catalog Interface) dient als standardisierte, offene Katalogdatenschnittstelle dem Austausch von Katalogdatensätzen. Der Einkäufer wird via OCI zum externen Shopsystem (des Lieferanten) weitergeleitet. 

Dieses Vorgehen per OCI-Punchout verkürzt den Bestellprozess extrem, weil Adress-, Versand- oder Zahlungsdaten nicht gesondert angegeben werden müssen. Das Shopsystem vom Lieferanten und die Beschaffungsmanagement Software inorder kommunizieren direkt miteinander. Bei manchen OCI-Shops ist eine Background Search möglich. Dabei kann das eigene Beschaffungsmanagementsystem (inorder) den Katalog des Lieferanten ohne den sonst üblichen OCI-Absprung durchsuchen.