Request for quotation (RFQ)

Request for Quotation (RFQ) bezeichnet den Prozess zur Anfrage eines formellen Angebots. Was hochtrabend klingt, ist tatsächlich jedem Einkäufer ein Begriff: Ein Geschäftspartner wird aufgefordert, ein rechtlich bindendes Angebot abzugeben, auf Basis dessen ein Kaufvertrag abgeschlossen werden kann. Bei diesem Kaufvertrag kann es sich um eine einzelne Bestellung, aber auch um eine längerfristige Rahmen- oder Abrufvereinbarung handeln. RFQ ist damit sowohl im operativen als auch im strategischen Einkauf ein grundlegendes Werkzeug.

Der Ursprung dieses Prozess liegt in der rechtlichen Grundlage, denn ein Kaufvertrag jedweder Art kann nicht einseitig geschlossen werden, sondern benötigt sowohl ein Angebot als auch eine Annahme durch die Gegenpartei. Das Angebot kann in Form eines Bestellkatalogs vorliegen und den Käufer dazu auffordern, einen Kaufvertrag zu erstellen; oder aber in Form des angesprochenen förmlichen Angebots. Im Angebotsverfahren werden alle relevanten Vereinbarungen getroffen. Der Käufer nennt dem Verkäufer die gewünschten Mengen, Losgrößen, Liefertermine und, als wichtigsten Faktor, die exakte Art und Beschaffenheit des gewünschten Produkts.

Bei neuen Geschäftsbeziehungen, technischen Änderungen oder Produkten außerhalb des üblichen Katalogs ist es meist ratsam, zunächst die Machbarkeit des Produkts über einen „Request for Information (RFI)“ zu klären.

Sind dem Verkäufer, also dem Lieferanten, alle relevanten Parameter klar, so legt er ein Angebot, das neben den bereits erwähnten Daten vor allem die Preise und realisierbaren Liefertermine nennt. Dazu kommen die kommerziellen vertraglichen Vereinbarungen, also die Zahlungsbedingungen, Rabatte, Skonti, Boni und die Fracht- und Lieferbedingungen. Häufig kommt es hierbei zu rechtlichen Fragen, denn ein Verkäufer bietet in aller Regel zu seinen „Allgemeinen Geschäfts- oder Verkaufsbedingungen“ an. Der Einkäufer hingegen wird versuchen, eine Bestellung und damit einen Kaufvertrag zu den Geschäftsbedingungen seines eigenen Unternehmens zu platzieren.

Wird sogar über einen Rahmenvertrag verhandelt, so sind weitergehende Vereinbarungen wie die Vertragsdauer, Mindestabnahmemengen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Standardlieferzeiten, Konventionalstrafen, Verzugspönalen und Verlängerungsoptionen wesentlicher Bestandteil der Verhandlungen. Im Fall des operativen Einkaufs wird in der Praxis der Fokus klar auf Liefertermine und Preise gelegt.

Sowohl für den strategischen als auch den operativen Einkauf ergeben sich jedoch große Vorteile, wenn der RFQ-Prozess direkt über das inorder ERP-System abgewickelt wird. Bestehende Artikel- und Zeichnungsnummern können direkt in die Anfrage integriert werden. Die erhaltenen Angebotsparameter, inklusive der Preise, Losgrößen und Lieferzeiten pro Produkt können wiederum direkt in die Datenbank eingespeist werden. Das System gibt das Format vor, sodass alle relevanten Daten direkt und ohne Übertragungs- oder Konversionsverluste eingespielt werden können.

inorder hilft dabei, den Anfrageprozess zu strukturieren und die Vertragsvereinbarungen praxisgerecht abzubilden. Sind die Daten korrekt eingespielt, so kann der Einkauf direkt auf deren Basis seine Bestellungen erzeugen. Doppelte Eingaben, manuelle Übertragung und damit die Gefahr von Formfehlern und Zeitverlusten werden auf ein Minimum reduziert.