Request for information (RFI)

Der Request for Information (RFI) ist ein Vorgehen innerhalb des Einkaufs, das dem Gesamtprozess der Beschaffung vorangeht. Es kann sowohl im Rahmen der strategischen als auch der operativen Beschaffung zur Anwendung kommen und schlägt damit eine Brücke zwischen zwei Funktionsbereichen der Supply Chain. Gleichzeitig können die Inhalte des RFI sehr unterschiedlich sein, da es sowohl technische als auch kommerzielle Aspekte beinhalten kann.

Grundsätzlich setzt der RFI-Prozess an Stellen ein, bei der noch nicht alle entscheidungsrelevanten Informationen und Daten zur Verfügung stehen. Das kann der Fall sein, wenn neue Artikel implementiert werden müssen, Zeichnungen oder Spezifikationen geändert werden, unübliche Bedarfsmengen generiert wurden oder schlicht dann, wenn der Einkauf erstmalig mit einem neuen Zulieferer arbeiten möchte. Es spielt dabei keine Rolle, ob sich um einen Vorgang des direkten oder indirekten Einkaufs handelt.

RFI dient dem ersten Austausch mit einem externen Partner und soll die Grundlage für die Lieferantenauswahl und damit für ein späteres Angebotsverfahren schaffen. Der Einkauf stellt dem Lieferanten die bisher bekannten und relevanten Informationen zur Verfügung, zum Beispiel Zeichnungen, Projektpläne, Katalognummern, Mengen und ähnliche Parameter. Oftmals wird hier schon zwischen den technischen Abteilungen oder Projektleitungen der Lieferanten sowie des eigenen Unternehmens vermittelt, um tiefergehende Fragen wie zum Beispiel zur Herstellung, Durchführung oder Qualitätssicherung zu klären.

Das gesamte Verfahren befasst sich mit sehr grundsätzlichen Aspekten und dient nicht direkt zum konkreten Abschluss einer Geschäftsbeziehung. Vielmehr werden allgemeine Parameter wie die Machbarkeit, Standardlieferzeiten, Preisschätzungen oder Mindestabnahmemengen geklärt. Die Lieferanten erhalten die Möglichkeit, ihr Portfolio mit der Kundenanfrage abzugleichen. Das anfragende Unternehmen hingegen gewinnt Informationen darüber, ob die bekannten Lieferanten die eigenen Anforderungen erfüllen können oder ob andere Unternehmen hinzugezogen werden müssen. Ist das gewünschte Produkt nicht auf dem Markt erhältlich, so kann das RFI sogar dazu führen, dass das Unternehmen das eigene Design ändern oder sogar neue Herstellverfahren mithilfe der Lieferanten entwickeln muss.

Über das RFI übernimmt der Einkauf somit eine Schnittstellenfunktion. Die erhaltenen Informationen dienen zum weiteren Fortschritt der internen Prozesse, sind aber noch keine Grundlage für den verbindlichen Vertragsabschluss. Es ist daher wichtig, die angefragten Unternehmen darüber in Kenntnis zu setzen. Oftmals sind viele Vertragsmodalitäten, die später noch größere Bedeutung besitzen werden (zum Beispiel Liefer- und Zahlungsbedingungen, exakte Preistabellen, Rabatte, Boni etc.), gar nicht erst Bestandteil des RFI.

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